Je leert je hele leven nieuwe mensen kennen. Op sociaal vlak ontmoet je mensen op school, via vrienden of tijdens een vakantie. Je spendeert een derde van je wakkere leven aan werk en daar kom je continu nieuwe gezichten tegen. Iedereen heeft een z’n eigen, unieke persoonlijkheid. Daarom vergt omgaan met nieuwe mensen altijd enige gewenning en soms een beetje aanpassing.
Dat wennen en aanpassen kan best even duren, vooral op de werkvloer. Het is de fase van aftasten en vermijden dat je op iemands tenen stapt. Hoe fantastisch zou het zijn als we die periode kunnen overslaan? Dat je nog vóór de eerste ontmoeting weet wat voor soort persoon je tegenover je hebt. En dat ook diegene weet wat voor persoon jij bent. Dat kan, met een persoonlijke handleiding.
Wat is een persoonlijke Werkstijl handleiding?
Een persoonlijke handleiding is een compact document dat uitlegt hoe jij het liefst zelf werkt, samenwerkt, communiceert en feedback ontvangt. Dat klinkt serieus, maar is eigenlijk gewoon een leuke manier om jezelf en je teamleden te leren kennen. Je verkort er het kennismakingsproces van nieuwe teamleden drastisch mee.
Denk even aan een IKEA kast. Zo’n grote PAX. In de doos vind je 12 houten platen en ruim 100 schroefjes, busjes en plugjes. Daar zit een gebruiksaanwijzing bij. Een instructie in welke volgorde je de kast moet bouwen en in welke gaatjes die schroefjes horen. Best handig, zeker als je die kast nooit eerder gezien hebt.
Een persoonlijke handleiding is ook een instructie, maar voor het team waar je mee werkt. Het is een soort spiekbrief voor collega’s die jou nog niet goed kennen. Door je persoonlijke eigenschappen en voorkeuren te delen klimt jullie zakelijke verstandshouding direct naar het niveau van jarenlange samenwerking.
Een handleiding in organisaties is niet nieuw. Bij indiensttreding ontvang je van je leidinggevende een overzicht van gedragscodes, communicatiemiddelen en vaste meetings. Maar waarom zou deze informatie alleen van de manager naar het team gaan? Zou het niet geweldig zijn als alle teamleden hun persoonlijkheid met relevante collega’s konden delen?
Wat is het voordeel van een persoonlijke handleiding?
- Persoonlijke handleidingen zijn een fantastisch middel om je als nieuwe collega welkom te voelen in het team. Als voorbereiding op de eerste werkdag lees de handleidingen van alle teamleden. Geen betere manier om je direct onderdeel van het team te voelen.
- Doordat de kenmerken van je collega op papier staan, kun je beter voorspellen hoe mensen reageren en kom je minder vaak voor verrassingen te staan. Dat scheelt in onnodige beledigingen en spanning. Ook iemand die slecht met stress omgaat hoeft geen probleem te zijn, wanneer je op die reactie kan anticiperen.
- Het bevordert een psychologisch veilige werkomgeving. Dat is een openhartige werkcultuur wat creativiteit, eigenaarschap en het nemen van risico stimuleert. Het omarmen van verschillende karakters en bijbehorende inzichten is wat een team uiterst effectief maakt.
- Je leert je collega’s echt kennen. Zeker bij veel thuiswerken mis je bij je collega’s de nuances van lichaamstaal en mimiek waaraan je iemands gestel kan aflezen. Een persoonlijke handleiding helpt om meer betrokken te zijn bij je teamleden. De achtergrondinformatie toont ook de menselijke kant van je collega’s. Respect voor elkaars onderscheidende kenmerken maakt het makkelijker om je aan te passen aan een ander.
- Het maken van een persoonlijke handleiding is leerzaam en goed voor zelfreflectie. Persoonlijke vragen dwingen je eerlijk te zijn over je manier van werken. Zelfs als je besluit je persoonlijke handleiding uiteindelijk niet te delen met anderen, is het een waardevol document voor jezelf.
Hoe maak je een persoonlijke handleiding?
Een persoonlijke handleiding is een eenvoudig tekstdocument. Wanneer je het in Google Docs opslaat kun je het makkelijk delen en in de toekomst aanpassen. Het doel van de persoonlijke handleiding is om anderen te informeren wie je bent en hoe je werkt. Hoe je collega’s daarmee omgaan is aan hen. Het is dus niet bedoelt om anderen op te leggen dat jouw manier de juiste manier is.
Beschrijf jezelf realistisch, niet hoe je wenst te zijn. Probeer zo eerlijk mogelijk te zijn, ook bij gevoelige onderwerpen zoals hoe je wilt dat mensen feedback geven. Als je het kort en niet te zwaar houdt, is de kans groot dat het helemaal gelezen wordt. Een paar tips:
- Begin met het ijs breken. Noem een paar dingen die anderen nooit over je zouden raden. Door luchtig te beginnen klink je vriendelijk en schep je vertrouwen. Het nodigt uit om verder te lezen.
- Beschrijf waarvan je energie krijgt. Van welke professionele uitdagingen gaat jouw hart sneller kloppen? Wat zijn je grote drijfveren en wanneer ben je trots op jezelf? Met deze informatie weten collega’s hoe ze je kunnen motiveren.
- Beschrijf wat je energie kost. Wat is voor jou een aanleiding om de handdoek in de ring te gooien? Wat voor gedrag kun je niet uitstaan en haalt je uit je flow? Raak je geïrriteerd door lange meetings, harde bellers, te weinig lunch of te veel licht? Dit is je kans om het te laten weten.
- Leg uit wat je voorkeuren zijn voor anderen om met jou te communiceren. Kunnen ze je het beste bellen, appen, mailen of slacken? En geef ook aan welk communicatiemiddel op welk moment van de dag beter werkt. Ben je gewoon bereikbaar in de avond en in het weekend of is dat alleen voor noodgevallen?
- Vertel waar iemand je blij mee kan maken. Stel je hebt een rotdag, waar vrolijk je dan van op? Een verse haring, bosje bloemen of een katten gifje? Superhandig voor je team om te weten als ze zien dat je niet lekker in je vel zit.
- Beschrijf in detail wat voor jou de beste manier is om feedback te krijgen. Als je dit goed weet uit te leggen is dat goud waard om beter te worden. Laat je collega’s jouw mentale obstakels omzeilen zodat je hun opbouwende feedback optimaal ontvangt. In dit artikel over feedback worden de eigenschappen van goede feedback uitgelegd.
- Deel ervaringen wanneer mensen je verkeerd begrepen. Door over die misvattingen te lezen zullen je teamleden minder snel dezelfde inschattingsfout maken. Misschien ben je heel assertief in meetings en kan dat de rest van de aanwezigen het idee geven dat je niet om hun mening geeft. Terwijl je in werkelijkheid gewoon ad-rem bent.
Inspiratie
Een persoonlijke handleidingen kun je niet kopiëren, maar je kunt je wel laten inspireren. Bekijk deze interessante uitwerkingen:
- Chris Blachut (Hubspot)
- Pete Vowles (Medium)
- Rands ($Company)
- Sid Sijbrandij (Giftlab)
Hoe maak ik een persoonlijke handleiding in mijn team?
Het introduceren van de persoonlijke handleiding in je team kan op initiële weerstand stuiten. Het delen van zulke persoonlijk informatie is voor sommige collega’s ongemakkelijk. Daarom is het belangrijk om dit proces gezamenlijk als team te doorlopen, inclusief de manager.
- Creëer eerst draagvlak door het nut uit te leggen. De beste manier om anderen te overtuigen is om zelf het goede voorbeeld te geven. Begin daarom met het maken van je eigen persoonlijke handleiding, deel het met je team en inspireer ze om zelf ook aan de slag te gaan. Je kunt collega’s helpen door ze te coachen.
- Het kan best lastig zijn om de juiste woorden te vinden om jezelf te omschrijven. Daarom kan het zinvol zijn om tegelijkertijd een persoonlijkheids beoordeling te maken. De termen en inzichten die daar aan bod komen, kunnen helpen om je eigen kenmerken beter uit te drukken.
- Zodra alle teamleden hun persoonlijke handleiding hebben gedeeld, ga je aan nieuwe collega’s vragen hetzelfde te doen. Zorg dat je team het minimaal een week voor de eerste werkdag ontvangt, zodat jullie voldoende tijd hebben om je in te lezen.
- Documenten blijven hetzelfde, maar mensen veranderen. Het is goed om elk jaar je eigen persoonlijke handleiding te raadplegen om te zien of alles nog up-to-date is. Herschrijf waarin je verder ontwikkeld bent, of welke eigenschap je inmiddels vanuit een ander perspectief bekijkt. Zo blijft het een representatieve gids voor wie je bent.
Aan de slag
Ben je begonnen met het schrijven van jouw persoonlijke werkstijl handleiding? Nice! Volgende stap is om de rest van je team te overtuigen. Kan je wel wat hulp gebruiken? Meld je dan aan voor de workshop Persoonlijke Werkstijl. De ervaren trainers van Newwow leren je in 2 uur hoe een praktische handleiding je team beter laat samenwerken.
